Poczta firmowa – sprawdź jak sprawnie nią zarządzać

Skrzynka pocztowa Outlook to jedno z podstawowych narzędzi pracy biurowej. Zwykle otwarta przez cały dzień pracy, pokazuje nam powiadomienia o kolejnym przychodzącym mailu. Nauczyliśmy się wykorzystywać ją jako kanał komunikacji ze światem zewnętrznym, ale też doskonale sprawdza się w komunikacji wewnątrz firmy. A to oznacza, że sami wysyłamy i otrzymujemy wiadomości dla nas ważne, zawierające informacje i sprawy do załatwienia, ale też tylko takie, w których występujemy jako DW. Codziennie musimy więc przeczytać dziesiątki maili, odpowiedzieć na nie wyczerpująco i napisać kolejne inicjowane już tylko przez nas.

Zarządzanie czasem i pocztą Outlooka

Efektywne zarządzanie czasem pracy obejmuje również zarządzaniem skrzynką pocztową. Znawcy tematu proponują wprowadzenie u siebie kilku ważnych ograniczeń dających nam oddech i ucieczkę przed presją poczty, pozwalających na podjęcie pracy właściwej, decydującej o naszym wywiązywaniu się z obowiązków. 

Sprawdź również artykuł dt. narzędzi wspomagających pracę biurową -> https://www.edukey.pl/blog/narzedzia-w-czasach-zarazy-13-aplikacji-do-pracy-zdalnej/

Podstawową regulacją, jaką można bardzo łatwo wdrożyć to określić sobie rygorystycznie czas pracy opartej o Outlooka. Wyznaczmy sobie ją np. na pierwszą godzinę pracy każdego dnia, południe i na koniec dnia. Jednak, aby to się udało należy otwierać aplikację właśnie w tych godzinach lub wyłączyć funkcję powiadomienia o przychodzącym mailach. Tak aby nas nie kusiło. 

DW zmorą kadry zarządzającej

Nieopatrznie wprowadzone polecenie dla pracownika „informuj mnie” oznacza, że dajemy przyzwolenie na przekierowywanie do nas kolejnych wiadomości niedotyczących bezpośrednio naszych obowiązków. Pracownik automatycznie załącza nas do każdej wiadomości, nawet takiej, która jest w toku prowadzenia a do wyniku daleko. Z jednej strony otrzymujemy dziesiątki maili w żaden sposób nie posuwających spraw do przodu a z drugiej zwalniamy pracownika z odpowiedzialności za jego decyzje, ponieważ budujemy przekonanie, że śledzimy wątek, by w odpowiednim momencie zaingerować w sprawę. Dlatego każde „informuj mnie” powinno zostać opatrzone szczegółowymi wskazówkami. 

Outlook i jego foldery

Każdy kurs obsługi Outlooka uczy jak wykorzystywać poszczególne funkcje programu w zarządzaniu czasem pracy. Foldery, filtry i autoodpowiedzi to narzędzia wspierające nasze starania. Wykorzystując 4 foldery: działanie, przekierowane, do przeczytania, archiwum budujemy schemat organizujący naszą pracę. W przypadku naprawdę dużej ilości spływających wiadomości można skorzystać z możliwości dodatkowych folderów tematycznych, które po zakończeniu działań archiwizujemy. 

Kurs obsługi Outlooka

Szkolenie MS Outlook to sposób na zdobycie umiejętności zarządzania czasem pracy. To trudna umiejętność, dlatego warto wykorzystać wszystkie narzędzia, jakie dostarcza nam oprogramowanie Microsoft Outlook. Im szybciej pracownik wdroży wyuczone schematy, tym jego praca będzie efektywniejsza, z korzyścią dla pracodawcy i mniej stresująca, z korzyścią dla pracownika. Dobrze zorganizowana skrzynka pocztowa umożliwi też łatwą orientację w przypadku, gdy danego pracownika należy szybko zastąpić nowym.